Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

EL OASIS CENTRO VACACIONAL SAS

INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE

Razón Social: El Oasis Centro Vacacional SAS
NIT: 900707983-5
Domicilio: Pradera, Valle del Cauca, Colombia
Correo Electrónico: reservas@eloasisvacacional.com
Teléfono/WhatsApp: +57 311 262 9999
Sitio Web: www.eloasisvacacional.com

1. INTRODUCCIÓN Y ALCANCE

El Oasis Centro Vacacional SAS (en adelante «El Oasis» o «nosotros») respeta su privacidad y está comprometido con la protección de sus datos personales. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos, compartimos y protegemos su información personal de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia, así como demás normas aplicables en materia de protección de datos personales.

Esta política aplica a:

• Huéspedes del hotel
• Visitantes de pasadía
• Usuarios del sitio web y aplicaciones
• Clientes de eventos y servicios especiales
• Proveedores y aliados comerciales
• Cualquier persona que proporcione datos personales a El Oasis

2. DEFINICIONES

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales.

3. DATOS PERSONALES QUE RECOPILAMOS

3.1 Datos de Identificación

• Nombre completo
• Tipo y número de documento de identidad (cédula, pasaporte)
• Fecha y lugar de nacimiento
• Nacionalidad
• Fotografía (cuando se requiera)

3.2 Datos de Contacto

• Dirección de residencia
• Números telefónicos (fijo y móvil)
• Correo electrónico
• Redes sociales (si las proporciona voluntariamente)

3.3 Datos de Reserva y Estadía

• Fechas de check-in y check-out
• Tipo de habitación reservada
• Número de huéspedes y acompañantes
• Preferencias de servicio (alimentación, actividades)
• Solicitudes especiales (alergias, requerimientos médicos básicos)
• Historial de reservas y servicios utilizados

3.4 Datos Financieros

• Información de tarjetas de crédito/débito (procesada a través de pasarelas de pago seguras)
• Datos bancarios para transferencias
• Historial de transacciones y pagos
• Información de facturación

3.5 Datos de Navegación (cuando use nuestro sitio web)

• Dirección IP
• Tipo de navegador y dispositivo
• Páginas visitadas
• Tiempo de navegación
• Cookies y tecnologías similares
• Preferencias de idioma

3.6 Datos de Registro Audiovisual

• Imágenes de cámaras de seguridad en áreas comunes
• Fotografías tomadas durante eventos (con su consentimiento)
• Videos promocionales (con su autorización expresa)

3.7 Datos Sensibles

Solo recopilamos datos sensibles cuando sea estrictamente necesario y con su autorización expresa:

• Información médica básica (alergias, condiciones que requieran atención especial)
• Preferencias alimentarias por motivos religiosos o de salud
• Datos biométricos (solo si se implementan sistemas de acceso biométrico, previo consentimiento)

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Utilizamos sus datos personales para las siguientes finalidades:

4.1 Prestación de Servicios

• Procesar y gestionar reservas de habitaciones, pasadías y eventos
• Proporcionar servicios de hospedaje, alimentación y recreación
• Facilitar el check-in y check-out
• Personalizar su experiencia como huésped
• Atender solicitudes especiales y requerimientos

4.2 Comunicaciones

• Enviar confirmaciones de reserva
• Notificar cambios o actualizaciones en su reserva
• Responder a consultas, solicitudes y reclamos
• Enviar información sobre servicios, promociones y ofertas (previo consentimiento)
• Realizar encuestas de satisfacción
• Enviar newsletters y contenido de interés (si se suscribe voluntariamente)

4.3 Gestión Administrativa y Financiera

• Procesar pagos y emitir facturas
• Gestionar reembolsos y créditos
• Llevar registros contables y financieros
• Cumplir con obligaciones tributarias

4.4 Seguridad

• Garantizar la seguridad de las instalaciones y los huéspedes
• Prevenir fraudes y actividades ilícitas
• Monitorear áreas comunes mediante circuito cerrado de TV
• Cumplir con normativas de seguridad hotelera

4.5 Mejora de Servicios

• Analizar patrones de uso y preferencias
• Mejorar la calidad de nuestros servicios
• Desarrollar nuevos productos y servicios
• Realizar análisis estadísticos y estudios de mercado

4.6 Cumplimiento Legal

• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias
• Atender requerimientos de autoridades competentes
• Llevar registros de huéspedes según normativa hotelera
• Defender nuestros derechos en procesos legales

4.7 Marketing y Publicidad (con su consentimiento)

• Enviar promociones y ofertas especiales
• Compartir contenido sobre eventos y actividades
• Programas de fidelización y descuentos
• Publicidad personalizada en redes sociales y plataformas digitales

5. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO

5.1 Formas de Obtener su Autorización

El Oasis obtiene su autorización mediante:

• Formularios de registro y reserva (físicos o digitales)
• Aceptación de términos y condiciones en el sitio web
• Casillas de verificación en formularios electrónicos
• Firma de contratos de servicios
• Comunicación verbal o escrita expresa

5.2 Consentimiento Informado

Antes de recopilar sus datos, le informaremos:

• Qué datos recopilamos
• Para qué los usaremos
• Con quién los compartiremos
• Cuánto tiempo los conservaremos
• Sus derechos como titular

5.3 Consentimiento para Datos Sensibles

Para datos sensibles, solicitaremos autorización expresa, explícita e informada mediante:

• Formularios específicos
• Declaraciones escritas
• Aceptación electrónica con verificación adicional

5.4 Revocación del Consentimiento

Puede revocar su autorización en cualquier momento, salvo cuando exista una obligación legal de conservar los datos. La revocación se realiza enviando solicitud escrita a: reservas@eloasisvacacional.com

6. DERECHOS DE LOS TITULARES (DERECHOS ARCO)

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

6.1 Acceso

• Conocer qué datos personales tenemos sobre usted
• Obtener copia de sus datos en formato legible
• Conocer el uso que hemos dado a sus datos

6.2 Rectificación

• Actualizar datos inexactos, incompletos o desactualizados
• Solicitar corrección de información errónea

6.3 Cancelación

• Solicitar la eliminación de sus datos cuando:
  
  • No sean necesarios para las finalidades autorizadas
  • Haya vencido el plazo de conservación
  • Haya revocado la autorización y no exista obligación legal
  • Se haya incurrido en conducta contraria a la ley

6.4 Oposición

• Oponerse al tratamiento de sus datos por razones legítimas
• Negarse a recibir comunicaciones comerciales
• Solicitar el cese del uso de sus datos para fines específicos

6.5 Ejercicio de Derechos

Para ejercer cualquiera de estos derechos:

1. Envíe solicitud escrita a: reservas@eloasisvacacional.com
2. Indique: nombre completo, documento de identidad, derecho que desea ejercer, motivo
3. Adjunte copia de su documento de identidad
4. Responderemos en máximo 15 días hábiles
5. Si la solicitud es procedente, se ejecutará en máximo 15 días hábiles adicionales

7. ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE DATOS

7.1 Medidas de Seguridad

El Oasis implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger sus datos:

Seguridad Técnica:

• Cifrado de datos sensibles (SSL/TLS)
• Firewalls y sistemas de detección de intrusiones
• Copias de seguridad periódicas
• Acceso restringido mediante autenticación
• Software antivirus y antimalware actualizado

Seguridad Administrativa:

• Políticas de confidencialidad para empleados
• Capacitación en protección de datos
• Cláusulas de confidencialidad en contratos
• Control de acceso basado en roles
• Auditorías internas regulares

Seguridad Física:

• Acceso restringido a servidores y archivos físicos
• Cámaras de seguridad en instalaciones
• Control de acceso a áreas con información sensible
• Destrucción segura de documentos físicos

7.2 Tiempo de Conservación

Conservamos sus datos personales durante:

• Datos de reserva y estadía: 5 años (obligación tributaria)
• Datos financieros: 5 años (obligación contable)
• Imágenes de seguridad: 30 días (salvo incidentes que requieran investigación)
• Datos de marketing: Hasta que revoque su consentimiento
• Otros datos: El tiempo necesario para cumplir las finalidades o según obligación legal

Transcurrido el plazo, procederemos a la eliminación segura de los datos.

7.3 Ubicación de Datos

Sus datos se almacenan en:

• Servidores ubicados en Colombia
• Servicios en la nube con proveedores que cumplen estándares internacionales de seguridad
• Archivos físicos en nuestras instalaciones con acceso restringido

8. COMPARTIR Y TRANSFERIR DATOS

8.1 Con Quién Compartimos sus Datos

Proveedores de Servicios:

• Pasarelas de pago (para procesar transacciones)
• Plataformas de reservas online
• Servicios de email marketing (si se suscribe)
• Proveedores de hosting y servicios en la nube
• Agencias de viajes y operadores turísticos

Autoridades:

• Entidades gubernamentales cuando sea legalmente requerido
• DIAN (obligaciones tributarias)
• Policía Nacional (registro de huéspedes)
• Autoridades judiciales (con orden judicial)

Terceros Autorizados:

• Aliados comerciales para programas de beneficios (con su consentimiento)
• Empresas de análisis estadístico (datos anonimizados)

8.2 Transferencia Internacional

Si transferimos datos fuera de Colombia:

• Solo a países con niveles adecuados de protección
• Con cláusulas contractuales que garanticen protección equivalente
• Con su autorización expresa cuando sea requerida

8.3 Obligaciones de Terceros

Todos los terceros que procesan datos en nuestro nombre están contractualmente obligados a:

• Cumplir con la legislación de protección de datos
• Implementar medidas de seguridad adecuadas
• Usar los datos solo para los fines autorizados
• No compartir datos sin autorización

9. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE RASTREO

9.1 Qué son las Cookies

Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en su dispositivo al visitar nuestro sitio web.

9.2 Tipos de Cookies que Usamos

Cookies Esenciales:

• Necesarias para el funcionamiento del sitio
• No requieren consentimiento

Cookies de Funcionalidad:

• Recuerdan sus preferencias (idioma, región)
• Mejoran su experiencia de navegación

Cookies Analíticas:

• Google Analytics y herramientas similares
• Analizan patrones de uso del sitio
• Nos ayudan a mejorar el contenido

Cookies de Marketing:

• Facebook Pixel, Google Ads
• Permiten publicidad personalizada
• Requieren su consentimiento explícito

9.3 Gestión de Cookies

Puede:

• Aceptar o rechazar cookies al ingresar al sitio
• Configurar su navegador para bloquear cookies
• Eliminar cookies almacenadas en cualquier momento
• Cambiar sus preferencias en nuestra configuración de cookies

Nota: Bloquear cookies puede afectar la funcionalidad del sitio.

10. MENORES DE EDAD

10.1 Política General

No recopilamos intencionalmente datos de menores de 18 años sin el consentimiento de sus padres o tutores legales.

10.2 Reservas con Menores

Cuando la reserva incluye menores:

• Requerimos autorización del padre, madre o tutor legal
• Los datos del menor se tratan con mayor protección
• Solo recopilamos información estrictamente necesaria (nombre, edad, documento)

10.3 Imágenes de Menores

Para fotografías o videos que incluyan menores:

• Solicitamos autorización expresa y por escrito de los padres o tutores
• Explicamos claramente el uso que se dará a las imágenes
• Los padres pueden revocar la autorización en cualquier momento

10.4 Descubrimiento de Datos de Menores

Si descubrimos que hemos recopilado datos de menores sin autorización:

• Eliminaremos la información inmediatamente
• Notificaremos a los padres o tutores si es posible

11. ENLACES A SITIOS DE TERCEROS

Nuestro sitio web puede contener enlaces a sitios de terceros (redes sociales, plataformas de reserva, aliados comerciales).

Importante:

• No somos responsables de las políticas de privacidad de terceros
• Le recomendamos leer las políticas de privacidad de cada sitio que visite
• Esta Política solo aplica a datos recopilados por El Oasis

12. COMUNICACIONES COMERCIALES

12.1 Suscripción

Si se suscribe para recibir comunicaciones comerciales:

• Puede darse de baja en cualquier momento
• Incluimos opción de «cancelar suscripción» en cada email
• También puede solicitar la baja escribiendo a: reservas@eloasisvacacional.com

12.2 Tipos de Comunicaciones

Podemos enviarle:

• Ofertas y promociones especiales
• Novedades sobre servicios y eventos
• Programas de fidelización
• Encuestas de satisfacción
• Contenido de valor sobre turismo y bienestar

12.3 Frecuencia

Nos comprometemos a no saturar su bandeja de entrada. Enviamos comunicaciones con frecuencia razonable (máximo 2-3 emails por semana, salvo temporadas especiales).

13. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

13.1 Actualizaciones

El Oasis se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento para:

• Cumplir con cambios legales
• Reflejar cambios en nuestras prácticas
• Mejorar la claridad y transparencia

13.2 Notificación de Cambios

Cuando realicemos cambios sustanciales:

• Publicaremos la política actualizada en nuestro sitio web
• Enviaremos notificación por email a nuestros clientes registrados
• Indicaremos la fecha de la última actualización
• Para cambios significativos, solicitaremos su consentimiento nuevamente

13.3 Revisión

Le recomendamos revisar periódicamente esta Política para mantenerse informado sobre cómo protegemos sus datos.

14. INCIDENTES DE SEGURIDAD

14.1 Notificación de Brechas

En caso de una brecha de seguridad que afecte sus datos:

• Investigaremos el incidente inmediatamente
• Tomaremos medidas correctivas
• Notificaremos a las autoridades competentes según la ley
• Le informaremos si sus datos se vieron afectados
• Implementaremos medidas para prevenir futuros incidentes

14.2 Reporte de Incidentes

Si sospecha de un uso indebido de sus datos:

• Repórtelo inmediatamente a: reservas@eloasisvacacional.com
• Asunto: «Incidente de Seguridad – Urgente»
• Investigaremos y responderemos prontamente

15. ÁREA RESPONSABLE Y CONTACTO

15.1 Responsable del Tratamiento

El Oasis Centro Vacacional SAS NIT: 900707983-5 Pradera, Valle del Cauca, Colombia

15.2 Oficial de Protección de Datos

Para ejercer sus derechos, consultas o reclamos sobre tratamiento de datos personales:

Email: reservas@eloasisvacacional.com
WhatsApp/Teléfono: +57 311 262 9999
Asunto: «Protección de Datos Personales – [Su Solicitud]»

Horario de atención: Lunes a Domingo: 8:00 a.m. – 6:00 p.m.

15.3 Tiempo de Respuesta

• Consultas: 10 días hábiles
• Reclamos: 15 días hábiles
• Si requiere más tiempo, le informaremos y justificaremos la extensión

16. AUTORIDAD DE CONTROL

Si considera que El Oasis ha vulnerado sus derechos en materia de protección de datos, puede presentar una queja ante:

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

• Sitio web: www.sic.gov.co
• Línea gratuita: 01 8000 910165
• Dirección: Carrera 13 No. 27 – 00, Pisos 3 y 4, Bogotá D.C.

Sin embargo, le pedimos que primero nos contacte directamente para resolver cualquier inquietud.

17. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA

Al proporcionar sus datos personales a El Oasis Centro Vacacional mediante:

• Formularios de reserva
• Registro en el sitio web
• Check-in en nuestras instalaciones
• Uso de nuestros servicios
• Participación en eventos

Usted reconoce que ha leído, comprendido y aceptado esta Política de Privacidad y autoriza el tratamiento de sus datos personales conforme a lo establecido.

Fecha de última actualización: Diciembre 21, 2025
Versión: 1.0

El Oasis Centro Vacacional SAS – NIT 900707983-5
Protegiendo su privacidad, respetando su confianza