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Política de cancelación

EL OASIS CENTRO VACACIONAL SAS

INFORMACIÓN GENERAL

Razón Social: El Oasis Centro Vacacional SAS
NIT: 900707983-5
Correo Electrónico: reservas@eloasisvacacional.com
Teléfono/WhatsApp: +57 311 262 9999

1. DESCRIPCIÓN GENERAL

Esta Política de Circunstancias Atenuantes explica cómo se manejan las cancelaciones cuando surgen eventos imprevistos más allá de su control después de realizar la reserva, que hacen impracticable o ilegal completar su estadía.

Cuando esta Política permite la cancelación, tiene prioridad sobre la política de cancelación estándar de la reserva. Los huéspedes afectados por un evento cubierto por esta Política pueden cancelar su reserva y recibir, dependiendo de las circunstancias, un reembolso en efectivo, crédito para viajes futuros y/u otra consideración.

2. EVENTOS CUBIERTOS

Esta Política utiliza el término «Evento» para referirse a las siguientes situaciones que ocurren después de realizar la reserva, son imprevistas al momento de reservar y previenen o prohíben legalmente la finalización de la reserva.

2.1 Emergencias Médicas Graves

  • Hospitalización del huésped titular o familiar directo (cónyuge, hijos, padres, hermanos).
  • Enfermedades graves súbitas que requieran reposo médico obligatorio.
  • Accidentes que impidan el desplazamiento.
  • Complicaciones de embarazo certificadas médicamente.

Documentación requerida:

  • Certificado médico con diagnóstico, membrete y firma del profesional de salud.
  • Incapacidad médica oficial.
  • Epicrisis hospitalaria (si aplica).

2.2 Fallecimiento

  • Fallecimiento del huésped titular o familiar directo (cónyuge, hijos, padres, hermanos, abuelos).

Documentación requerida:

  • Certificado o acta de defunción.
  • Documento que acredite el parentesco.

2.3 Emergencias Declaradas por el Gobierno

  • Emergencias locales o nacionales declaradas oficialmente.
  • Estados de excepción, calamidad pública o desastre.
  • Epidemias, pandemias y emergencias de salud pública declaradas por autoridades competentes.
  • Toques de queda o restricciones de movilidad obligatorias.

Nota: No incluye enfermedades endémicas o comúnmente asociadas con la región (dengue, malaria en zonas endémicas).

2.4 Restricciones Gubernamentales de Viaje

  • Restricciones de viaje impuestas por entidades gubernamentales que impidan o prohíban viajar a Pradera o el Valle del Cauca.
  • Cierre de vías principales por orden gubernamental.
  • Prohibiciones de desplazamiento interprovincial o intermunicipal.

Nota: No incluye alertas de viaje no vinculantes ni recomendaciones gubernamentales sin fuerza legal.

2.5 Desastres Naturales

  • Terremotos, inundaciones, deslizamientos de tierra.
  • Erupciones volcánicas, tsunamis.
  • Eventos climáticos severos y anormales (huracanes categoría 3 o superior, tornados).
  • Cortes masivos de servicios públicos esenciales por fuerza mayor.

Nota: No incluye condiciones climáticas o naturales comunes y previsibles para la región (lluvias en temporada de invierno, calor en verano).

2.6 Acciones Militares y Hostilidades

  • Actos de guerra, invasiones, terrorismo.
  • Disturbios civiles mayores, insurrección, estado de sitio.
  • Bloqueos armados o paramilitares que impidan el acceso a las instalaciones.

2.7 Daños en las Instalaciones

  • Daños graves en las instalaciones de El Oasis que impidan proporcionar los servicios reservados.
  • Incendios, inundaciones u otros eventos que afecten la operatividad del establecimiento.

3. QUÉ NO ESTÁ CUBIERTO

Esta Política NO permite cancelaciones por:

3.1 Situaciones No Cubiertas:

  • Cambios de planes personales o laborales
  • Compromisos laborales inesperados (reuniones, viajes de trabajo)
  • Obligaciones gubernamentales (jurado, comparecencias judiciales, servicio militar)
  • Cancelación o reprogramación de eventos para los cuales se hizo la reserva (bodas, cumpleaños, conferencias)
  • Problemas de transporte no relacionados con un Evento cubierto:
    • Cancelaciones de vuelos por aerolíneas
    • Cierres de carreteras por mantenimiento
    • Daños en vehículo personal
    • Falta de transporte disponible
  • Enfermedades leves o malestar general que no impidan viajar
  • Documentos de viaje perdidos o vencidos (cédula, pasaporte)
  • Cambios climáticos normales o previsibles
  • Conflictos personales o familiares
  • Dificultades económicas o pérdida de empleo
  • Mascotas enfermas o situaciones relacionadas con mascotas
  • «Ya no quiero ir» o simple cambio de opinión

Si cancela su reserva por estas razones, el monto reembolsado se determinará según la Política de Cancelación estándar que aplique a su reserva.

4. PROCESO DE SOLICITUD

4.1 Cómo Solicitar Cancelación bajo esta Política

Paso 1: Contacto Inmediato

Paso 2: Información Requerida Proporcione:

  • Número de reserva
  • Nombre completo del titular
  • Descripción detallada del evento que impide su estadía
  • Documentación de respaldo (según el tipo de evento)

Paso 3: Evaluación

  • Nuestro equipo evaluará su solicitud dentro de las 48 horas hábiles siguientes.
  • Podemos solicitar documentación adicional si es necesario.

Paso 4: Respuesta

  • Le notificaremos por correo electrónico la decisión y los pasos a seguir.
  • Si se aprueba, recibirá instrucciones para la cancelación y el proceso de reembolso o crédito.

4.2 Documentación Válida

Toda la documentación debe:

  • Ser original o copia certificada
  • Estar en español o con traducción oficial
  • Incluir fecha de emisión reciente
  • Contener sellos, firmas y membretes oficiales cuando aplique
  • Ser legible y completa

5. OPCIONES DE COMPENSACIÓN

Dependiendo de las circunstancias y el momento de la cancelación, El Oasis Centro Vacacional puede ofrecer:

5.1 Reembolso Total

  • 100% del anticipo pagado cuando el evento ocurre con más de 7 días antes del check-in.
  • Procesado dentro de los 15 días hábiles.

5.2 Reembolso Parcial + Crédito

  • Reembolso del 70% más crédito del 30% válido por 12 meses.
  • Aplica cuando el evento ocurre entre 3 y 7 días antes del check-in.

5.3 Crédito Total

  • Crédito del 100% del monto pagado, válido por 12 meses.
  • Opción preferida cuando hay disponibilidad de reprogramación.
  • Puede usarse para cualquier servicio de El Oasis (hotel, eventos, pasadías).

5.4 Reprogramación sin Penalidad

  • Cambio de fecha sin cargos adicionales, sujeto a disponibilidad.
  • Válido por 12 meses desde la fecha original de reserva.
  • Aplica la tarifa original reservada.

Nota: La opción de compensación será determinada por El Oasis Centro Vacacional según:

  • El tipo de evento
  • El tiempo de anticipación de la solicitud
  • La temporada de la reserva
  • Las circunstancias específicas del caso

6. TIEMPOS DE REEMBOLSO

6.1 Procesamiento

  • Los reembolsos se procesan inmediatamente una vez aprobada la cancelación.
  • Aparecen en el método de pago original en 3-5 días hábiles en la mayoría de los casos.
  • En algunos casos puede tomar hasta 15 días hábiles.
  • Para tarjetas de crédito internacionales, puede tomar hasta 30 días.

6.2 Método de Reembolso

  • Mismo método de pago utilizado en la reserva original.
  • Para pagos en efectivo: transferencia bancaria (proporcionar datos bancarios).
  • Los gastos bancarios por transferencia internacional corren por cuenta del huésped.

7. CASOS ESPECIALES

7.1 Eventos que Afectan a El Oasis

Si las instalaciones de El Oasis se ven afectadas por un Evento cubierto que impida proporcionar los servicios:

  • Contactaremos proactivamente a todos los huéspedes afectados.
  • Ofreceremos reembolso total o reprogramación sin penalidad.
  • El calendario puede bloquearse temporalmente para reparaciones.

7.2 Temporada Alta

Durante temporada alta y fechas especiales, esta Política sigue aplicando, pero:

  • Se priorizará la opción de reprogramación debido a la alta demanda.
  • Los créditos tendrán validez de 18 meses en lugar de 12.
  • Se evaluará disponibilidad en fechas alternativas similares.

7.3 Reservas de Grupos

Para reservas de 5 o más habitaciones:

  • Se requiere documentación del evento que afecta al grupo completo.
  • Pueden aplicar condiciones específicas según el contrato grupal.
  • Contactar directamente para evaluación caso por caso.

8. RESPONSABILIDADES DEL HUÉSPED

8.1 Notificación Oportuna

  • Informar del evento lo antes posible, idealmente dentro de las 24 horas de conocer la situación.
  • Cuanto antes notifique, más opciones de compensación estarán disponibles.

8.2 Documentación Veraz

  • Proporcionar documentación auténtica y verificable.
  • La presentación de documentación falsa resultará en:
    • Pérdida total del anticipo
    • Prohibición permanente de reservar en El Oasis
    • Posibles acciones legales

8.3 Colaboración

  • Responder a solicitudes de información adicional dentro de las 48 horas.
  • Mantener comunicación activa durante el proceso de evaluación.

9. DERECHOS DE EL OASIS CENTRO VACACIONAL

El Oasis Centro Vacacional se reserva el derecho de:

  • Solicitar documentación adicional o aclaraciones.
  • Verificar la autenticidad de documentos presentados.
  • Denegar solicitudes que no cumplan con esta Política.
  • Modificar la compensación ofrecida según las circunstancias específicas.
  • Actualizar esta Política notificando a clientes con reservas activas.

10. EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDAD

El Oasis Centro Vacacional no es responsable por:

  • Gastos de transporte ya realizados (vuelos, buses, etc.)
  • Reservas en otros establecimientos
  • Gastos personales incurridos en preparación del viaje
  • Lucro cesante o daños indirectos

Esta Política solo cubre el reembolso o crédito de los montos pagados directamente a El Oasis Centro Vacacional.

11. PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuánto tiempo tengo para reportar una circunstancia atenuante? Lo antes posible. Idealmente dentro de las 24-48 horas de conocer el evento. Las solicitudes tardías pueden ser evaluadas pero tienen menor probabilidad de aprobación.

¿Puedo usar el seguro de viaje para estas situaciones? Recomendamos adquirir un seguro de viaje que cubra cancelaciones. Esta Política es complementaria pero no reemplaza un seguro de viaje.

¿Qué pasa si mi vuelo se cancela? Las cancelaciones de vuelo por decisión de la aerolínea no están cubiertas. Sin embargo, si hay restricciones gubernamentales de vuelo, sí aplicaría esta Política.

¿Puedo transferir mi reserva a otra persona? Sí, puede cambiar el titular de la reserva sin costo hasta 48 horas antes del check-in, sin necesidad de invocar esta Política.

¿El crédito es transferible? El crédito es personal e intransferible, pero puede usarse para reservar habitaciones a nombre de terceros.

12. APLICABILIDAD

  • Esta Política aplica a todas las reservas con fecha de check-in posterior a la fecha efectiva de esta Política.
  • Esta Política no aplica a reservas de eventos corporativos o grupos especiales con contratos específicos, salvo que el contrato lo indique expresamente.
  • En caso de conflicto entre esta Política y términos contractuales específicos, prevalecen los términos contractuales.

13. MODIFICACIONES

El Oasis Centro Vacacional puede modificar esta Política en cualquier momento. Las modificaciones aplicarán a:

  • Nuevas reservas realizadas después de la modificación.
  • Reservas existentes serán notificadas de cambios relevantes que les afecten.

14. CONTACTO PARA SOLICITUDES

Para invocar esta Política de Circunstancias Atenuantes:

📧 Email: reservas@eloasisvacacional.com
📱 WhatsApp/Teléfono: +57 311 262 9999
Asunto: «Solicitud de Cancelación – Circunstancias Atenuantes»

Incluya en su mensaje:

  • Número de reserva
  • Nombre completo
  • Descripción del evento
  • Documentación adjunta

Última actualización: Diciembre 2025
Versión: 1.0

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